Development of Report Turnaround Times in a University Department of Radiology during Implementation of a Reformed Curriculum for Undergraduate Medical Education

Abstract

Purpose The implementation of a reformed curriculum for undergraduate medical education with a problem-oriented focus and more bedside teaching in small groups increases the academic teaching workload. The aim of this study was to investigate whether this increase in teaching duties is associated with an increase in report turnaround times of radiologists or increased unplanned absence during term times compared with term breaks (lecture-free periods) and over the whole period under investigation.

Materials and Methods The database of all radiological examinations performed at a large German university hospital was retrospectively analyzed for a two-year period from the winter term 2011/12 to the summer term 2013. A total of 192 984 radiological examinations performed during this period were included in an analysis of reporting times (i. e., time from end of examination to completion of report) during term times versus term breaks. Reporting times were analyzed for all radiological examinations and for intensive care unit (ICU) patients. In addition, radiologists’ schedules were analyzed in terms of teaching duties, unplanned absence, vacation days, and days away from work for education and training.

Results During the period under investigation, the teaching load increased from overall 1.75 hours/day in the winter term 2011/12 to 6.49 hours/day in the summer term 2013 and in the term break from overall 0.10 hours/day in the winter term 2011/12 to 0.71 hours/day in the summer term 2013. Reporting time increased during this period (p < 0.05) but remained shorter during term times than during term breaks. The difference between term and term break for ICU patients was not significant. There was no increase in unplanned absences during term times.

Conclusion Overall, radiologists’ reporting times increased during the period when the reformed curriculum for undergraduate medical education was implemented. As this was observed both during term and during term breaks, increased teaching duties alone cannot serve as a sole causal explanation.

Key Points:

• Digital high-quantitative parameters can be used to evaluate workflow in radiology.

• Reporting time can be a criterion for efficient staffing.

• The acquisition and evaluation of parameters such as reporting times could lead to a more efficient resource allocation by providing hints of changed framework conditions and changing working intensities and/or capicity reserves – which may not be immediately apparent.

• During the period under investigation with the implementation of a teaching-intensive reformed curriculum for undergraduate medical education there was an increase in reporting time, which was not significant in intense care units.

• Since during the period under investigation the increase in reporting times can be stated both during term time and in the lecture free period, the implementation of the reformed curriculum for undergraduate medical education alone cannot serve as a sole causal explanation.

Citation Format

• Albrecht L, Maurer MH, Seithe T et al. Development of the Report Turnaround Times in a University Department of Radiology during Implementation of a Reformed Curriculum for Undergraduate Medical Education. Fortschr Röntgenstr 2018; 190: 259 – 264

Zusammenfassung

Fragestellung Im Rahmen der Umstellung auf einen Modellstudiengang kommt es zur Verlagerung der Lehre aus den Vorlesungssälen in Kleingruppenunterricht unter anderem am Krankenbett. Ziel dieser Studie war es, herauszufinden ob unter vermehrtem Lehraufwand eine Zunahme der radiologischen Befundungszeiten (der Zeit vom Ende der Untersuchung bis zur Erstellung des Befundes) in der Vorlesungszeit zu beobachten ist oder es zu vermehrten ungeplanten Abwesenheiten der radiologischen Kollegen kommt.

Material und Methoden Es erfolgte eine Analyse der Datenbank aller radiologischen Untersuchungen eines großen deutschen Universitätsklinikums im Zeitraum vom Wintersemester 2011 – 12 bis zum Sommersemester 2013. Dabei wurden 192 984 radiologische Untersuchungen eingeschlossen und bezüglich Untersuchungszeitpunkt in oder außerhalb Vorlesungszeit sowie der Befundungszeit analysiert. Es erfolgte eine Unterscheidung zwischen Intensiv- und Normalstationen. Des Weiteren wurde der Dienstplan des gleichen Zeitraumes bezüglich des Lehraufwandes, der Urlaubs-, und Fortbildungs- und ungeplanten Ausfalltage ausgewertet.

Ergebnisse Im betrachteten Zeitraum kommt es zu einer Zunahme der Lehre von 1,75 Stunden/Tag im Wintersemester 2011 – 12 zu 6,49 Stunden/Tag im Sommersemester 2013 und in der vorlesungsfreien Zeit von 0,10 Stunden/Tag im Wintersemester 2011 – 12 zu 0,71 Stunden/Tag im Sommersemester 2013. Es zeigte sich eine Zunahme der Befundungszeit im betrachteten Zeitraum (p < 0,05). Die Befundungszeit war allerdings in der Vorlesungszeit geringer als in der vorlesungsfreien Zeit (p < 0,05). Auf Intensivstationen gab es keinen signifikanten Unterschied der Befundungszeiten zwischen Vorlesungszeit und vorlesungsfreier Zeit, eine Zunahme der Befundungszeit über den gesamten Zeitraum konnte allerdings auch hier gefunden werden. Es konnten keine vermehrten Ausfalltage in der Vorlesungszeit beobachtet werden.

Schlussfolgerung Insgesamt kommt es zu einer Zunahme der Befundungszeiten im betrachteten Zeitraum während der Implementation des neuen Modellstudienganges. Da dies aber sowohl in der Vorlesung- als auch in der vorlesungsfreien Zeit beobachtet werden kann, scheint die vermehrte Lehrtätigkeit nicht der einzige Grund zu sein.

Kernaussagen:

• Digitale hochquantitativ erfassbare Parameter können in der Radiologie zur Evaluation von Arbeitsabläufen genutzt werden.

• Befundungszeiten lassen sich als ein Kriterium zur Beurteilung effizienten Personalmanagements heranziehen.

• Die Erfassung und Evaluation von Parametern wie Befundungszeiten können auf eine effizientere Ressourcenallokation hinwirken, indem sie Hinweise auf veränderte Rahmenbedingungen und veränderte Arbeitsintensitäten geben können, und/oder Kapazitätsreserven aufdecken – welche möglicherweise nicht unmittelbar ersichtlich sind.

• Während der Umstellung auf einen deutlich lehrintensiveren Modellstudiengang Medizin konnte im betrachteten Zeitraum eine Zunahme der Befundungszeit verzeichnet werden, welche auf Intensivstationen nicht signifikant war.

• Da im betrachteten Zeitraum die Zunahme der Befundungszeit sowohl in der vorlesungsfreien Zeit als auch in der Vorlesungszeit zu konstatieren ist, kann die Einführung eines deutlich lehrintensiveren Modelstudienganges nicht als alleiniger Grund herhalten.

Key words

turnaround time - workload - quality management - workflow analysis - reformed curriculum for undergraduate medical education

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