Ganzheitliches Prozessmanagement - die beste Medizin für Kliniken

Viele Kliniken geraten immer stärker in die wirtschaftliche Klemme, Ärzte, Pflegekräfte und Hilfspersonal arbeiten immer öfter am Rande ihrer Kräfte. Daher wird es in Zukunft immer wichtiger werden, die klinikinternen Arbeitsprozesse zu vereinfachen, zu strukturieren und, wo es möglich ist, auch zu standardisieren und gleichzeitig den bürokratischen Aufwand für die Klinikmitarbeiter zu senken - beispielsweise durch ein auf die Klinik ausgerichtetes, intranetbasiertes Prozessportal, das möglichst viele organisatorische Abläufe, Zuständigkeiten und die dafür notwendigen Informationssysteme aufeinander abstimmt. Kann dies gewährleistet werden, lassen sich Reibungsverluste vermeiden und wichtige Vorteile für Patienten, Mitarbeiter und Wirtschaftlichkeit erzielen.

In den deutschen Kliniken wurden in den vergangenen Jahren ständig Personal und Betten abgebaut und gleichzeitig immer mehr Patienten behandelt. Einerseits reduzierte dies die Kosten enorm, gleichzeitig stieg die Effizienz in den Krankenhäusern durch Verschlankung, Auslagerungen sowie eine Bündelung des Einkaufs gewaltig. Insgesamt reichen diese Maßnahmen jedoch nicht, um die veränderten Kostenstrukturen und die entstandenen Finanzierungslücken in den Kliniken abzufangen: Neue gesetzliche Regelungen, veränderte Personalstrukturen, bürokratische Verordnungen, kostenintensive Arbeitszeitregelungen sowie reduzierte Fallpauschalen ("diagnosis related groups"; DRGs) werden die Budgets der Kliniken weiter belasten.

Gleichzeitig sind die Anforderungen an ein modernes Geschäftsprozessmanagement in den letzten Jahren wesentlich differenzierter geworden und Mitarbeiter mit diesem Know-how in Krankenhäusern eher selten. So gerät der Strukturwandel der öffentlichen und privaten Häuser ins Stocken und die Finanzlücke klafft weiter auf. Dementsprechend sind intelligente Lösungen gefordert, die Arbeitsprozesse soweit wie möglich standardisieren, sicherer machen und den bürokratischen Aufwand senken.

Ein unkoordinierter, nicht am Gesamtoptimum einer Klinik ausgerichteter Einsatz operativer Informationssysteme, wie das elektronische Patientenmanagement oder die elektronische Patientenakte, kann sicher nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen. Erst wenn Arbeitsabläufe und die notwendigen Informationssysteme harmonisch aufeinander abgestimmt sind, bieten sich Vorteile für Patienten und Mitarbeiter, und die Wirtschaftlichkeit der Klinik kann so verbessert werden.

Um ein leistungsfähiges Prozessmanagement (Abb. [1]) realisieren zu können, ist die Auswahl eines geeigneten IT-Prozesswerkzeuges von entscheidender Bedeutung und sollte im Idealfall vor der Einführung von operativen Informationssystemen stattfinden. Passende Softwarewerkzeuge bilden die organisatorische Gesamtarchitektur einer Klinik als "Großes Ganzes" ab und stellen den einzelnen Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung, die sie für die effiziente Durchführung ihrer Tätigkeiten benötigen.

Abb. 1 Schematischer Aufbau eines Prozessmanagementsystems.

Abb. 2 Optimierung am Beispiel des Ablaufs "Visite": Ist die Arbeitsaufteilung zwischen Arzt, Assistenzarzt, Pflegepersonal und Hilfskräften nicht optimal geregelt, können hier Rationalisierungspotenziale aktiviert werden.

Abb. 3 Ziel ist, allen Mitarbeitern alle grundsätzlichen Informationen zu Organisation und Betrieb eines Krankenhauses sicher und klar zur Verfügung zu stellen.

01 European Foundation for Quality Management

02 Kooperation für Transparenz und Qualität

03 Deutsches Institut für Normung