Evaluation eines datenschutzkonformen E-Mail-Kommunikationsprogramms am Universitätsklinikum Frankfurt/Main

Einleitung Im klinischen Alltag ist man auf eine Kommunikation mit externen Behandlern und/oder Patienten angewiesen.Dabei unterliegen wir in Deutschland den Datenschutzrichtlinien.E-Mails gelten hierfür als nicht sicheres Kommunikationsmittel,sodass der Austausch patientensensibler Daten via E-Mail nicht in der Routineversorgung integriert ist.Die Kommunikation erfolgt meist über den Postweg oder Fax – was in der digitalisierten Welt obsolet erscheint.Daher haben wir am Universitätsklinikum Frankfurt ein Programm zur Verschlüsselung von E-Mails eingeführt,um die Übermittlung patientensensibler Daten zu vereinfachen,Zeit einzusparen und sich der digitalisierten Welt anzupassen.

Ziele Primär wurde das Programm eingeführt, um den Austausch patientensensibler Daten anhand eines datenschutzkonformen, sicheren Verschlüsselungssystem mit externen Organisationen zu vereinfachen.Hierbei stand die Anwendbarkeit und die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund.Zusätzlich wurde die Häufigkeit der Anwendung evaluiert.

Methodik In der Zeit von Januar bis Juli 2021 wurde die Anwendungshäufigkeit des Programms ausgezählt.Es wurde u.a. zwischen unterschiedlichen Berufsgruppen die Häufigkeit ermittelt.Zusätzlichen haben wir anhand eines anonymisierten Fragebogens die Benutzer- und Anwendungsfreundlichkeit evaluiert.

Ergebnis In der Zeit von Januar bis Juli 2021 wurden 26.035 E-Mails über das Programm verschickt.53% der Nachrichten wurde an externe Empfänger versandt.Der Fragebogen wurde von 511 Mitarbeitern bearbeitet.39,9% der Befragten gehörten der Administration,18% dem ärztlichen Personal,16,4% dem Pflegedienst und 10,8% den wissenschaftlichen Mitarbeitern an.282 (55,2%) gaben an,das Programm regelmäßig zu benutzen.34,8% möchten das Programm weiter nutzen.27,8% sahen keinen Vorteil in der Anwendung.Hier gab es einen Unterschied zwischen einzelnen Berufsgruppen:59,4% der Administration wollen das Programm weiterverwenden,das ärztliche Personal nur zu 42,2%.Als Grund für die Nichtweiterverwendung wurde meist die fehlende Notwendigkeit angegeben,nach extern zu kommunizieren,sowie die fehlende Zeitersparnis.

Schlussfolgerung Ein datenschutzkonformes digitales Kommunikationssystem sehen wir im Gesundheitswesen als unabdingbar an.Hierdurch können die Kommunikation und der Austausch patientensensibler Daten zwischen einzelnen Organisationen vereinfacht werden.Trotz der positiven Aspekte besteht im ärztlichen Dienst bzgl. der Anwendung noch Skepsis.Dies gilt zu verbessern.

Publication History

Article published online:
19 August 2022