Die Mitgliederverwaltung der AfnP

Keine einfache Aufgabe ist die Betreuung der Mitgliederverwaltung. Täglich laufen neue Informationen auf, die verarbeitet werden müssen. Hierzu setzt die AfnP ein Programm ein, das die Firma Sachs Media Solutions entwickelt hat. Eine derartige Datenbank ist niemals ganz fertig. Daher sind wir stets bemüht, Verbesserungen und Änderung einfließen zu lassen, um das vorhandene System zu optimieren.

In den vergangenen Monaten sind Beschwerden in Zusammenhang mit der Mitgliederverwaltung aufgelaufen. In meiner Funktion als Schatzmeister/Mitgliederverwalter möchte ich Ihnen daher die Problematiken zu schildern, die mit der Verwaltung einhergehen.

Die Umstellung

Seit Ende 2011 setzen wir für die Mitgliederverwaltung eine neue Verwaltungssoftware ein. Die Umstellung auf die neue Software ging zügig vonstatten. Dennoch gibt es bis heute immer noch Datensätze im System, die nicht vollständig sind. Sehr zu unserem Leidwesen lief die Rechnungserstellung sowie der Lastschrifteinzug nicht ganz so, wie wir das gern gehabt hätten und wie Sie, liebe AfnP-Mitglieder, das bisher gewohnt waren. Sehr viele Mitglieder haben dafür Verständnis gezeigt. Für dieses Verständnis möchten wir uns an dieser Stelle bei Ihnen bedanken.

Neue Wege

Mit der Umstellung auf die neue Software und mit Beschluss der Ländervertreterversammlung vom November 2011 wird seit dem 01.01.2012 für die Erstellung einer Rechnung eine Kostenpauschale in Höhe von 3 Euro erhoben. Die Pauschale deckt den erhöhten Kostenaufwand für Material (Porto, Papier etc.) sowie den erhöhten Personalaufwand (Überwachung des Zahlungseingangs, Übernahme des Zahlungseingangsdatums in die Mitgliederverwaltung). Die Kosten und der Personalaufwand entstehen nur bei der Rechnungserstellung, nicht aber bei Mitgliedern, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, da hier ein automatisierter Ablauf gewährleistet wird. Das ist eine entscheidende Verbesserung.

Gezahlt?

Durch die Umstellung ist es leichter geworden, säumige Zahler zu identifizieren. Wir haben in diesem Jahr circa 100 Zahlungserinnerungen erstellt und versendet. Nach ergebnislosem Verstreichen der gesetzten Frist wird das Mahnverfahren eingeleitet, wofür eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 7,50 Euro berechnet wird. Zusätzlich wird dem Mitglied bei Nichtzahlung des ausstehenden Betrages das nach § 5 (3) der Satzung geltende Ausschlussverfahren angedroht. Von diesem Recht mussten wir in diesem Jahr leider Gebrauch machen und einige Mitglieder ausschließen. Erst nach erfolgreichem Ausgleich des Mitgliedsbeitrages wird der Mitgliedsausweis verschickt. Bis dahin werden der Ausweis und die Wertschecks zurückgehalten. Wir weisen darauf hin, dass die Einlösung der Wertgutscheine nur vor Ort erfolgen darf. Eine nachträgliche Einlösung ist nicht statthaft.

Fazit

Warum wird nun von der Afnp so ein harter Kurs eingeschlagen? Jedes Mitglied erhält bei ordnungsgemäßer Zahlung seines Mitgliedsbeitrags von zurzeit 25 Euro …

• (bis zu) 10 Ausgaben der Fachzeitschrift Dialyse aktuell,

• die aktuelle Symposiums-CD im Wert von 6 Euro und

• 4 Bildungsgutscheine im Wert von insgesamt 40 Euro.

Jedes Mitglied hat durch seine Unterschrift auf dem Aufnahmeformular die Satzung anerkannt. Dazu gehört auch die regelmäßige Zahlung des Beitrages. Und mal ganz ehrlich: Wo bekommt man heute noch für so wenig Beitrag eine solche Palette an Leistungen? Aus diesen Gründen wird verstärkt darauf geachtet, dass der Mitgliedsbeitrag pünktlich gezahlt wird. Die Ländervertreter sowie die Mitglieder des Vorstandes haben sich verpflichtet, sorgsam und sorgfältig mit den Mitgliedsbeiträgen umzugehen. Dazu gehört es auch, mit den uns anvertrauten Geldern wirtschaftlich korrekt zu haushalten.

Hinweis

Einige Mitglieder haben die Einführung der Gebühren für die Rechnungslegung als Anlass genommen, ihre Mitgliedschaft zu beenden. Die Entscheidung der betroffenen Mitglieder bedauern wir sehr. Sehr viele Mitglieder haben sich sehr zu unserer Freude aber dazu entschieden, uns den Lastschrifteinzug zu erlauben.

Das Lastschrifteinzugsverfahren ist für eine ehrenamtlich geführte Organisation wie die AfnP ein probates Mittel, um die Beiträge effektiv zu erhalten. Für die Mitglieder bedeutet dies eine zusätzliche Sicherheit, da sie den Betrag bis zu 6 Wochen nach Einzug zurückrufen können. Dies ist bei einer Überweisung nicht der Fall: Um das Geld dann zurück zu bekommen, sind Sie darauf angewiesen, dass der Zahlungsempfänger den Betrag auf Ihr Konto überweist. Geschieht das nicht, müssen Sie langwierige Wege beschreiten, um an Ihr Geld zu kommen.

Aussicht

Wir sind guter Zuversicht, dass mit Beginn des Jahres 2013 die Probleme behoben sind. Das bedeutet für Sie, dass die Ausweise und Bildungsgutscheine schon bis Mitte/Ende Februar versendet werden können. Das ist ein großer Fortschritt. Auch haben wir dafür gesorgt, dass diese fälschungssicher sind. Das Desaster mit den Ausweisen vom Anfang dieses Jahres wird sich somit nicht wiederholen.

Ich hoffe, dass Sie einen kleinen Einblick in die Arbeit der Mitgliederverwaltung erhalten haben. Sie können nun nachvollziehen, warum die eine oder andere Entscheidung getroffen werden musste, um kein Mitglied zu übervorteilen. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Freude beim Lesen dieser Ausgabe und verbleibe mit freundlichem Gruß.

Mario Lübbermann, Neumünster

So können Sie uns erreichen:
AfnP-Geschäftsstelle
Käppelesweg 8; 89129 Langenau
Tel.: [phone]; Fax: [phone]
E-Mail: [e-mail]; Internet: www.afnp.de

Vorstand der AfnP e.V.

• Marion Bundschu (1. Vorsitzende)

• Hans-Martin Schröder (stellv. Vorsitzender)

• Mario Lübbermann (Schatzmeister)

• Albin Leidinger (Schriftführer)