Effiziente Qualitätsmanagementdokumentation durch Einführung eines neuen, dynamischen Qualitätsmanagementhandbuchs nach DIN EN ISO 9001:2000

Zusammenfassung

Ziel: Evaluation der Auswirkungen einer neuen dynamischen Qualitätsmanagementhandbuch-Anwendung (QMH-Anwendung) auf Akzeptanz und Effizienz eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000. Material und Methode: Die QMH-Anwendung verwendet eine Mischung aus statischen HTML-Seiten und aktiven Inhalten, welche in einer Datenbank hinterlegt sind. Durch personalisierte Administrationsrechte wird eine Benutzerhierarchie definiert, die die gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Zur Messung der Zielerreichung diente eine Analyse der Dokumentenprozesse, des Feedbackmanagements und der Mitarbeiterbefragung im Vergleich mit der zuvor verwendeten, auf statischen Seiten basierenden QMH-Anwendung. Ergebnisse: Durch die Integration eines Dokumenteneditors und die Automatisierung der Dokumentenwiedervorlage konnte der Zeitaufwand für die Prozessierung eines Dokumentes um durchschnittlich 10 min gesenkt werden. Der Verwaltungsaufwand konnte trotz einer seit 2004 bestehenden jährlichen Zuwachsrate an Dokumentenänderungen von 60 % um schätzungsweise 160 Stunden im Jahr reduziert werden. Durch Integration des Feedbackmanagements in die Anwendung konnte trotz steigender Zahl von Meldungen (2005 / 06, 160 / 306) die Bearbeitungszeit gegenüber den Vorjahren von 16,5 auf 3,4 Tage gesenkt werden. Die Mitarbeiter äußerten eine deutlich höhere Zufriedenheit mit der neuen QMH-Anwendung (alt: 3,19 ± 1,02, neu: 1,91 ± 0,8). Gleichzeitig konnte die Zahl der Mitarbeiter, welche das QMH mehr als einmal wöchentlich nutzen, von zuvor 29,5 % auf knapp 60 % erhöht werden. Schlussfolgerungen: Die computergestützte dynamische QMH-Anwendung stellt die Basis für den Erfolg unseres QMS dar. Die Möglichkeit, aktiv am Qualitätsprozess teilzunehmen, hat zu einer breiten Akzeptanz und Anwendung bei den Mitarbeitern geführt. Der Verwaltungsaufwand konnte im Vergleich zu einem herkömmlichen QMS deutlich reduziert werden.

Abstract

Purpose: Evaluation of the impact of a new, dynamic computer-aided quality manual application (QMA) regarding the acceptance and efficiency of a quality management system (QMS) according to DIN EN ISO 9001:2000. Materials and Method: The QMA combines static pages of HTML with active content generated from an underlying database. Through user access rights, a hierarchy is defined to create and administer quality documents. Document workflow, feedback management and employee survey were analyzed to compare the performance of the new QMH with the formerly used static version. Results: Integration of a document editor and automated document re-approval accelerated the document process by an average of 10 min. In spite of an increase of the yearly document changes of 60 %, the administration effort was reduced by approximately 160 h. Integration of the feedback management system into the QMA decreased handling time from an average of 16.5 to 3.4 days. Simultaneously the number of feedback messages increased from 160 in 2005 to 306 in 2006. Employee satisfaction was raised (old: 3.19 ± 1.02, new: 1.91 ± 0.8). The number of users who partook in the QMA more than once a week also increased from 29.5 % to 60 %. Conclusion: The computer-aided quality manual application constitutes the basis for the success of our QMS. The possibility to actively participate in the quality management process has led to broad acceptance and usage by the employees. The administration effort was able to be tremendously decreased as compared to conventional QMS.

Key words

quality management system - document management - radiology - DIN EN ISO 9001:2000

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